Over ons

4documents is opgericht in 2018 om projecten en bedrijven te ondersteunen bij de implementatie van moderne document management systemen en/of het uitvoeren van document control werkzaamheden.
Document management heeft recentelijk een grote ontwikkeling doorgemaakt; van de stalen archiefkasten met hangmappen aan het begin van deze eeuw tot de geïntegreerde softwarepakketten voor flow chart gestuurde documentverwerking met centrale opslag van vandaag de dag. Moderne software systemen zoals Sharepoint en Aconex zijn niet gelimiteerd in de opslag van documenten en bieden daarnaast ook een samenwerkingsplatform voor het creëren en afhandelen van documenten.
4documents is van mening dat een goed gestructureerd document management systeem niet alleen van belang is voor het opslaan of beheren van documenten, maar ook een positieve bijdrage levert aan het functioneren van de hele organisatie. Met name op grote projecten is het een uitdaging om de individuele teamleden, afkomstig uit diverse ondernemingen en disciplines en veelal werkzaam vanuit diverse locaties, achtergronden en nationaliteiten, op een efficiënte manier te laten samenwerken. Onze ervaring is dat een goed gestructureerd document control (of management) systeem een bottom-up bijdrage levert aan de samenwerking van zulke project teams. Onder andere het beheersen van review termijnen en de vindbaarheid van documentatie, zeker ook nadat het project is afgerond, zorgt voor een reductie van besteedde tijd en kosten.
De nieuwe mogelijkheden die moderne document management systemen bieden in combinatie met de eisen die dergelijke systemen aan de organisatie stellen om de beoogde resultaten te bereiken, heeft tot de beslissing geleid 4documents op te richten. De ontwikkelingen op het gebied van digitale samenwerking en document management gaan onverminderd door, met als gevolg dat ook de organisatie van projecten en ondernemingen continue verandert. De tijden van het stoffige papieren archief zijn voorbij. 4documents helpt om optimaal te profiteren van de mogelijkheden die de digitalisering biedt.