Die gegenwärtige Praxis ist es eine Person als Dokument Controller/in einzustellen oder zu mieten.Bei 4documents schließen Sie einen Vertrag mit einem Unternehmen und nicht mit einer einzelnen natürlichen Person. Das bietet folgende Vorteile für die Kunden:

  • One-Stop-Service-Anbieter für die Dokumentenverwaltung und Dokumentenkontrollaktivitäten, die Qualifikation und Anzahl der Mitarbeiter wird zugeordnet wobei die Höhe und das Volumen der Arbeit an der Qualität der Arbeit ausgerichtet ist. Wir verwenden differenzierte Tarife für die Dokumentenverwaltung und Dokumentenkontrolle. Unserer Erfahrung nach sind etwa 20 bis 30 % der Gesamtstunden im Bereich Managementstunden gegen einen höheren Tarif. Der andere Teil sind Stunden für Routinedokumentenkontrolle und werden zu einem niedrigeren Tarif angeboten Der Kunde zahlt einen Tarif, welcher der Art der geleisteten Arbeit entspricht.
  • Die Arbeitsbelastung eines Dokuments Controller, vor allem an Projekten können sehr unterschiedlich sein. 4documents hat die Möglichkeit, die Menge der Ressourcen zu steuern, um die aktuelle Auslastung anzupassen. Dies vermeidet die Zahlung von Überstundenzuschlägen zu Spitzenzeiten und die Bezahlung unnötiger Leerlaufzeit in Momenten mit einer geringeren Arbeitsbelastung
  • Dokumente, speziell in Projekten, werden oft in großen Mengen gesendet. Das erfordert vom Dokument Kontrolleur sehr viel Zeit für die Bearbeitung. Langwierige Dokumentenkontrolle bedeutet weniger Zeit für die Prüfung der einzelnen Dokument durch das Projektteam und ein Risiko vertragliche Fristen zu überschreiten. Die Möglichkeit durch 4documents kurzfristig Ressourcen zu erhöhen, ist sehr wirksam um Spitzen in der Arbeitsbelastung zu glätten. Normalerweise wird diese Art von Arbeit off-site durchgeführt.
  • Das einem Project zugeordnete 4documents-Personal, hat nach wie vor einen Supervisor innerhalb 4documents, unabhängig davon, ob die Arbeit vor Ort durchgeführt wird, oder off-site. Der Supervisor bietet Führung, Beratung und überprüft die Qualität der geleisteten Arbeit. Dieses System sorgt für eine angemessene Qualitätskontrolle und bietet den Kunden optimale Ergebnisse. Jeder Mitarbeiter von 4documents, hat die Möglichkeit das Wissen und die gesamten Organisation zu nutzen, um unserem Kunde die beste Unterstützung, Best-Practice-Entscheidungen und die besten Ergebnisse zu ermöglichen.
  • Im Fall von Krankheit, Urlaub oder Nichtteilnahme aus anderen Gründen, wird ein Ersatz von 4documents zur Verfügung gestellt werden.
  • 4documents bietet ihre Dienstleistungen in den Sprachen Niederländisch, Englisch und Deutsch.

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